Contrato de Time and Materials: Cláusulas e Faturação

Um contrato de time and materials ou corre bem ou termina numa disputa de faturação, e a diferença quase nunca está nas pessoas. Ora, está em saber se o contrato foi bem construído antes de alguém escrever uma linha de código.

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Componentes que um acordo T&M funcional precisa

75%

Do teto onde a notificação deve ser contratual

1,485

Multiplicador ilustrativo sobre a mão de obra base

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Aprovações verbais que deveriam ser faturáveis

Se procura o argumento a favor de escolher este modelo, o nosso artigo sobre as vantagens do preço T&M cobre esse terreno. Assim, este texto trata da papelada: como se monta uma tarifa, que cláusulas protegem cada lado, e quem tem autoridade para aprovar uma alteração.

A que o compromete realmente um contrato de time and materials

Na prática, o comprador paga as horas de trabalho efetivas a tarifas horárias fixas definidas, mais o custo real dos materiais com uma margem negociada. Na contratação pública norte-americana, o quadro que rege estes contratos exige geralmente que a tarifa horária já inclua salários, custos indiretos, despesas gerais e administrativas e lucro, em vez de um salário com algo acrescentado por cima.

Essas regras informam frequentemente a prática comercial, embora valha a pena confirmar as especificidades de qualquer citação em vez de confiar num resumo. Para referência, veja o Federal Acquisition Regulation sobre tipos de contrato.

Isto é, estes contratos são intrinsecamente abertos, e isso é o desenho e não um defeito. Existem para projetos em que o problema é conhecido mas a solução completa não, por isso a estrutura permite às equipas descobrir e repriorizar sem uma renegociação formal cada vez que os requisitos se movem.

Os oito componentes de um acordo funcional

Nenhum destes é um extra opcional. Pelo contrário, são o que separa um acordo que funciona de um que produz disputas ao terceiro mês.

• Âmbito de trabalho, detalhado o suficiente para definir objetivos, entregáveis e exclusões explícitas.
• Estrutura de tarifas, idealmente por categoria de função e não um valor único agregado.
• Margem sobre materiais, indicada em percentagem e não como "custo mais manuseamento".
• Calendário de faturação, ligado a registos de horas aprovados e não a marcos.
• Disposições de change order, por escrito, assinadas, e antes do trabalho.
• Cláusula de não excedência, um teto firme com limiar de notificação antecipada.
• Calendário e marcos, mesmo que a faturação não esteja ligada a eles.
• Condições de rescisão, saída por aviso escrito, pagando apenas o trabalho já feito.

Como se constrói a tarifa num contrato de time and materials

A tarifa na sua fatura não é um salário dividido pelas horas anuais. É, em vez disso, uma tarifa totalmente carregada, muitas vezes chamada wrap rate, que soma benefícios, custos indiretos e despesas gerais à mão de obra base antes de acrescentar o lucro.

Deslize a tabela para o lado para ver todas as colunas.

Contudo, trate isso como um exemplo trabalhado e não como uma fórmula, porque os níveis de encargos variam bastante por empresa, região e prática contabilística. Ainda assim, como referência indicativa, os salários base de desenvolvedores nos EUA situam-se habitualmente entre 35 e 50 USD por hora, e a tarifa carregada que chega à fatura fica normalmente entre 80 e 120 USD, dependendo da senioridade e da especialização.

Uma ressalva, portanto: verifique se o contrato define efetivamente as tarifas como fixas e se não contém cláusula de atualização. Uma tarifa descrita como fixa numa proposta e indexada no contrato são dois compromissos diferentes.

Materiais e faturação num contrato de time and materials

Em geral, os materiais são normalmente faturados ao custo real, ou seja, preço de compra mais transporte e impostos, e depois uma margem que cobre manuseamento, armazenamento, logística e lucro do fornecedor sobre esses materiais. Os intervalos citados situam-se habitualmente entre 15 e 35 por cento, embora o número importe muito menos do que estar escrito.

De facto, "custo real mais manuseamento" sem percentagem definida é uma das fontes mais fiáveis de disputa de faturação neste modelo. Por isso, insista num valor. Já a faturação corre normalmente ao mês e liga-se a registos de horas aprovados e a recibos de materiais, e não a marcos do projeto, o que é precisamente a razão pela qual os registos de horas precisam de ser assinados à medida que acontecem.

As cláusulas que decidem se o contrato se aguenta

Antes de mais, o teto de não excedência é a principal proteção orçamental do cliente numa estrutura aberta. Além disso, deve ser um valor concreto e não uma percentagem de uma estimativa, negociado a partir das horas previstas multiplicadas pelas tarifas fixas, mais materiais estimados e uma almofada razoável.

Sobretudo, o fornecedor deve ficar contratualmente obrigado a notificá-lo num limiar, habitualmente perto dos 75 por cento do teto, e não apenas quando o limite já foi ultrapassado. Essa janela é o que lhe permite escolher entre autorizar mais orçamento e reduzir âmbito.

Quanto às change orders, escritas e assinadas antes de o trabalho começar é a única regra viável. As aprovações verbais causam disputas com regularidade, por isso o contrato deve exigir ordens escritas e vale a pena verificar com advogado os requisitos de exequibilidade na jurisdição aplicável.

Do mesmo modo, o âmbito de trabalho deve listar exclusões de forma explícita, uma vez que tudo o que não estiver listado deveria exigir uma change order em vez de aparecer como linha de fatura.

Rescisão, PI e licenciamento

Naturalmente, a rescisão deve permitir a qualquer das partes sair com aviso escrito, pagando o cliente as horas trabalhadas e os materiais adquiridos até essa data e nada além disso.

Por fim, trate a propriedade intelectual e o licenciamento diretamente e não por suposição. Muitos clientes negociam a titularidade ou uma licença ampla sobre código e entregáveis, embora o resultado dependa dos termos redigidos, de qualquer acordo de work-for-hire e do licenciamento de componentes de terceiros. Isto é orientação geral e não aconselhamento jurídico, pelo que a redação deve passar por advogado antes da assinatura.

Contrato de time and materials contra preço fixo e cost-plus

Os três modelos distribuem o risco de formas diferentes, e essa distribuição é toda a decisão.

Note-se que o preço fixo dá certeza, mas frequentemente paga-se um prémio por incerteza que nunca chega. Em contrapartida, o T&M não traz prémio escondido, nem teto, até escrever um. O cost-plus assemelha-se estruturalmente ao T&M enquanto garante a margem do fornecedor independentemente da eficiência, e é por isso que aparece sobretudo em contratação pública e construção, onde o cliente não quer penalizar quem trabalha com cuidado em vez de depressa.

Investigação que compara projetos de software no setor público encontrou taxas de sucesso claramente superiores em T&M face a preço fixo em contextos semelhantes. Esse padrão é coerente com o que acontece quando a estrutura contratual não corresponde à complexidade do projeto. Assim, o teste é simples: se consegue escrever hoje uma especificação completa que não vai mudar, o preço fixo é o certo. Caso não consiga, o T&M protege melhor ambos os lados.

Controlar o scope creep num contrato de time and materials

O scope creep aqui raramente é dramático. Acumula-se, isso sim, através de pequenas aprovações verbais, funcionalidades acrescentadas sem registo e rondas extra de revisão que nunca chegam a uma change order. Os controlos que o evitam têm mais a ver com cadência e documentação do que com complexidade contratual.

1. 01
   Registos de horas diários com assinatura do cliente

   E não resumos de fim de mês. Assinar diariamente significa que um desacordo aparece enquanto o trabalho ainda está fresco na memória de ambos os lados.
2. 02
   Um registo centralizado de change orders

   Data, descrição, impacto no custo e assinatura para cada alteração. Aprovações dispersas por email não são um registo, e não vão resolver nada mais tarde.
3. 03
   O limiar de notificação como obrigação

   Perto dos 75 por cento do teto, escrito no contrato em vez de oferecido como cortesia. Uma cortesia chega depois do limite.
4. 04
   Pontos de situação regulares em projetos complexos

   Os desvios são apanhados enquanto são pequenos, em vez de se acumularem numa conversa orçamental na hora da fatura.

Acima de tudo, o processo de aprovação é onde as disputas nascem ou são evitadas. Trate a autorização prévia como obrigatória e, para tudo o que afete orçamento, prazo ou conformidade, exija o impacto de custo e de calendário por escrito antes de quem aprova decidir. Sobre a questão mais ampla de reduzir despesa sem perder qualidade, veja o nosso artigo sobre otimizar custos em projetos de TI.

Perguntas Frequentes

Contrato de time and materials: construa-o antes de escolher o modelo

Em suma, três coisas decidem se um contrato de time and materials tem sucesso ou produz disputas: um quadro de tarifas que ambos os lados compreendem de facto, uma cláusula de não excedência funcional com limiar de notificação antecipada, e um processo escrito e obrigatório de change orders que cubra cada alteração antes de o trabalho acontecer.

Além disso, escolher entre T&M, preço fixo e cost-plus deve seguir a natureza do projeto e não o hábito. Trabalho complexo e em evolução beneficia de flexibilidade, enquanto trabalho repetível e definido beneficia de certeza, e a escolha errada em qualquer direção cria problemas que nenhuma cláusula repara por completo. Mais sobre como estruturamos ambos em desenvolvimento e implementação de projetos.