Como Escolher um Fornecedor de Outsourcing T&M

Escolher um fornecedor de outsourcing T&M raramente encalha por falta de opções. Ora, encalha porque a área de compras não consegue perceber se o modelo de contratação encaixa no trabalho, e porque a maioria das conversas com fornecedores premeia a confiança comercial em vez da infraestrutura de entrega.

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Modelos que os compradores confundem entre si

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Certificações que são um mínimo e não um bónus

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Perguntas que expõem a infraestrutura real

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Sinais de alarme que encerram a conversa

Assim, este artigo trata da seleção e não da mecânica. Se precisa do contrato em si, o nosso guia sobre o contrato de time and materials cobre wrap rates, cláusulas e controlo de alterações, enquanto as vantagens do preço T&M explicam porque escolher o modelo. O que segue é como distinguir um fornecedor real de um fornecedor plausível.

Os quatro modelos entre os quais fica um fornecedor de outsourcing T&M

Na prática, a maioria dos contratos desajustados começa aqui. Uma equipa assina managed services à espera da flexibilidade do T&M e depois encontra restrições rígidas de SLA na primeira vez que o âmbito se move.

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Em termos práticos, o T&M fica entre a augmentation e os managed services. Já o controlo varia conforme o fornecedor monte uma equipa dedicada completa ou forneça especialistas isolados, mas a faturação mantém-se baseada em input. O knowledge process outsourcing acrescenta outra camada para trabalho analítico especializado, embora normalmente cobre por resultados e não por horas, o que na prática o aproxima dos managed services.

Quem carrega o risco, e porque isso decide a sua governação

De facto, no T&M o cliente mantém o risco de entrega, porque o fornecedor vende esforço e não resultados. Por outro lado, nos managed services o fornecedor assume risco definido por SLA e tem de cumprir compromissos operacionais. No outsourcing completo o fornecedor é dono da entrega de forma mais integral.

Por conseguinte, o modelo serve clientes que precisam de capacidade externa mantendo o controlo técnico. Quando ninguém internamente consegue sustentar essa governação, um arranjo gerido é a escolha honesta, e trabalhamos esse compromisso no nosso artigo sobre o modelo de equipa gerida.

Adequar o modelo ao projeto

Seguem-se quatro regras práticas, embora nenhuma seja absoluta.

• T&M quando os requisitos vão evoluir durante a entrega, o que descreve a maior parte do trabalho de software de vários meses.
• Preço fixo quando o âmbito está congelado, documentado e é genuinamente improvável que mude.
• Managed services quando a continuidade operacional importa mais do que a velocidade de funcionalidades.
• Staff augmentation para lacunas de uma função em que a competência em falta está bem definida e a integração é simples.

Como fatura um fornecedor de outsourcing T&M

Em geral, dominam duas estruturas. A faturação horária serve para trabalho pontual ou de excedente, enquanto as tarifas mensais por FTE servem para engenheiros dedicados e dão mais previsibilidade ao orçamento trimestral. Além disso, um fornecedor competente oferece as duas e diz-lhe qual encaixa no tamanho do seu projeto, em vez de recorrer por defeito à que prefere.

Contudo, a senioridade, a localização e a especialização explicam quase toda a variação. Portanto, trate esses intervalos como indicativos e confirme com propostas atuais, já que o mercado se move. Note-se que o prémio de especialização aplica-se independentemente da geografia, porque competência pronta para produção nessas áreas é genuinamente escassa em todo o lado e não caro num sítio.

SLAs a exigir a um fornecedor de outsourcing T&M

Antes de mais, é aqui que se separa um fornecedor credível de outro que vende flexibilidade como sinónimo de vaguidade. Isto é, neste modelo o SLA tem de cobrir a qualidade do esforço e não apenas as horas registadas, porque as horas registadas são a única coisa que certamente será reportada com exatidão.

Naturalmente, quatro métricas pertencem ao contrato e não a uma apresentação de arranque.

1. 01
   Objetivo de velocidade de sprint

   Acordado depois de uma linha de base e não prometido antes, e expresso como comprometido face a concluído em vez de produção bruta.
2. 02
   Taxas de defeito e de retrabalho

   Um limite aceitável, por escrito. Sem ele, "entregámos as horas" torna-se uma defesa a que não se pode responder.
3. 03
   Tempo de integração de um novo recurso

   Porque uma substituição a meio do projeto é normal, e o custo de uma lenta recai no seu calendário.
4. 04
   Prazo de reporte

   Com que rapidez os registos de horas e os resumos de sprint chegam até si. Reporte atrasado retira-lhe a capacidade de agir.

Além disso, exija uma referência de produtividade no primeiro sprint para cada engenheiro integrado. Um fornecedor que resiste a quantificar isto antes da assinatura está a dizer-lhe algo útil antes de lhe ter pago um cêntimo.

O mínimo de segurança para qualquer fornecedor de outsourcing T&M

No caso de projetos com base nos EUA, a SOC 2 Type II é um mínimo e não um extra. Já a documentação HIPAA é indispensável em trabalho ligado à saúde, e a ISO 27001 sinaliza governação de segurança madura em qualquer setor, independentemente de o projeto tocar diretamente dados regulados.

Além das certificações, duas cláusulas contam igualmente. Os direitos de auditoria devem constar de forma explícita, e o mesmo se aplica a uma janela de notificação de violação de dados acordada por escrito em vez de deixada ao que a política do fornecedor disser na altura.

Note-se que os prazos de notificação variam por regulamento, por isso acorde o seu face às suas próprias obrigações. Isto é orientação geral e não aconselhamento jurídico, pelo que merece revisão por advogado para o seu setor e jurisdição.

Avaliar o fornecedor: perguntas e sinais de alarme

Assim, nas entrevistas comece pelas perguntas que expõem infraestrutura em vez de confiança. Ainda assim, a especificidade da resposta importa mais do que o seu conteúdo.

• Em quanto tempo consegue montar cinco engenheiros numa stack concreta? Uma resposta real inclui uma limitação. Uma resposta comercial inclui um superlativo.
• Qual é o tempo médio entre sourcing e um primeiro sprint produtivo? Peça uma média documentada em vez de uma estimativa.
• Como lidam com alterações ao rate card a meio do projeto? O processo importa mais do que a promessa de não as fazer.
• Pode mostrar um relatório de horas de um cliente atual? Note-se que anonimizado serve. A recusa é informativa.

Por fim, do outro lado, há quatro padrões que devem encerrar a conversa. Primeiro, a recusa em conceder direitos de auditoria. Linguagem vaga de SLA sobre registo de horas, sem definições associadas. Também a ausência de caminho de escalamento quando a qualidade de entrega cai. E rate cards que agrupam níveis de senioridade sem detalhe individual, o que torna impossível saber o que está realmente a comprar.

Em conclusão, um fornecedor que resiste à transparência num contrato baseado em input não é um parceiro. É, isso sim, um centro de custo à espera de o surpreender depois da assinatura, e a surpresa chega sempre na hora da fatura e não no arranque.

A grelha de shortlisting

Por isso, avalie cada candidato pelos mesmos cinco critérios antes do RFP. Cada um corresponde a um modo de falha concreto que os compradores encontram depois de assinar.

Perguntas Frequentes

Escolher um fornecedor de outsourcing T&M começa antes da primeira chamada

Em suma, as equipas que tiram mais partido deste modelo definem os KPIs antes do primeiro sprint, exigem direitos de auditoria desde o primeiro dia, e escolhem fornecedores com governação de segurança documentada e experiência real no domínio. Contudo, nada disso acontece durante uma conversa com fornecedores. Acontece antes.

Portanto, construa primeiro a grelha e só depois convide fornecedores a serem medidos por ela. Sobre a seleção de parceiros em geral, veja o nosso guia sobre escolher o parceiro de outsourcing certo, sobre retirar valor de um contrato estruturado, maximizar o ROI em outsourcing de TI, e sobre porque este modelo continua a crescer, porque o outsourcing de engenheiros de TI ganha seguidores.