Trabalho remoto e produtividade em outsourcing de TI: Como gerir equipas distribuídas de forma eficaz?

Autora: Magdalena Suszek

Magdalena Suszek – Recrutadora de TI Sénior com 7 anos de experiência em sourcing de talentos, recrutamento técnico e coordenação de recrutamento em modelos de outsourcing e in-house. Tem vasta experiência na identificação de talentos difíceis de encontrar e na contratação dos profissionais mais procurados, assegurando sempre a qualidade dos candidatos e garantindo um excelente processo de recrutamento.

O trabalho remoto tornou-se o novo normal, e a gestão de equipas de TI distribuídas é agora um factor chave para o sucesso de muitas organizações. Que estratégias e ferramentas pode utilizar para garantir uma comunicação fluida e uma colaboração eficaz? Como manter os trabalhadores remotos motivados e envolvidos? Quais são os desafios a superar? Neste artigo, irei explorar estas questões para identificar as melhores práticas e estratégias para gerir equipas de TI remotas de forma eficaz.

Trabalho remoto na Polónia – quais são as tendências?

De acordo com o Instituto Nacional de Estatística da Polónia, no primeiro trimestre de 2023, 7,1% dos trabalhadores polacos realizaram o seu trabalho remotamente. Isto corresponde a cerca de 1,2 milhões de pessoas. Além disso, 13,9% dos trabalhadores trabalhavam a partir de casa, ocasionalmente ou de forma regular.

Trabalho remoto no sector de TI

A tendência para o trabalho remoto em TI mantém-se forte, especialmente após a pandemia de COVID-19, que acelerou a adopção deste modo de trabalho em muitas organizações em todo o mundo. No sector de TI, isto foi impulsionado por processos altamente digitalizados e pelo fácil acesso a ferramentas. De acordo com o inquérito da Deloitte sobre Trabalho Remoto, mais de 80% das empresas em todo o mundo já implementaram algum nível de trabalho remoto, o que demonstra que este modelo de trabalho é também popular além do sector de TI.

Que ferramentas deve considerar para melhorar a gestão do trabalho remoto?

Mobilidade e flexibilidade são valores chave no mundo de TI actual. Mas gerir uma equipa remota e distribuída é um verdadeiro desafio, e não apenas para os gestores. Desde a comunicação até à coordenação de tarefas, há muitos aspetos a considerar quando se procura melhorar a eficiência e a produtividade do trabalho remoto. Vejamos algumas das ferramentas disponíveis para o sector de TI que podem ajudar a facilitar o trabalho remoto.

Google Workspace (anteriormente G Suite)

Combinando o Google Drive para armazenar e partilhar ficheiros, Google Docs, Google Sheets e Google Apresentações para criar e editar documentos online, esta ferramenta oferece suporte completo para ambientes de trabalho remoto. Inclui também o Google Calendar para agendar reuniões e o Meet para videoconferências.

Zoom, Google Hangouts, Slack

Ferramentas de comunicação face a face permitem reuniões virtuais, chats em grupo e colaboração em tempo real. Amplamente utilizadas em muitos sectores, incluindo o de TI, facilitam a comunicação do dia a dia entre membros da equipa.

Asana, Trello, Jira

Estas são ferramentas essenciais para organizar o trabalho, gerir tarefas, acompanhar o progresso e cumprir prazos. Úteis tanto para equipas de TI (com o Jira sendo particularmente popular entre os profissionais de TI) como para outros departamentos, facilitam a gestão de projectos e tarefas de forma estruturada e transparente.

GitHub, GitLab, Bitbucket, SourceForge

Estas são ferramentas de gestão de código fonte e colaboração entre developers. Cada uma delas permite a criação e hospedagem de repositórios Git, usados para armazenar o código fonte de projetos. Permitem que os programadores trabalhem juntos no código como uma equipa. Os utilizadores podem adicionar, eliminar e modificar ficheiros, e acompanhar as mudanças utilizando o sistema de controlo de versões Git.

AWS Management Console, Google Cloud Console

As ferramentas de gestão de infraestruturas em nuvem oferecem uma variedade de capacidades, incluindo:

• Criação e configuração de diferentes tipos de recursos na nuvem,
• Monitorização do desempenho e disponibilidade dos recursos em tempo real,
• Automação dos processos de gestão de infraestruturas em nuvem.

Oferecem ainda capacidades de gestão de segurança, como autenticação, autorização, controlo de acessos, monitorização de eventos de segurança e encriptação de dados.

Microsoft Defender for Endpoint, Symantec Endpoint Protection, Cisco Secure

Estas ferramentas permitem que as organizações protejam de forma eficaz os seus sistemas, dados e infraestruturas contra ameaças. Oferecem autenticação e autorização, monitorização de eventos de segurança, gestão de políticas de segurança e encriptação de dados.

Como motivar trabalhadores de TI remotos?

Com a popularidade do trabalho remoto no sector de TI, a gestão adequada de equipas remotas está a tornar-se cada vez mais importante. Além de garantir arranjos de trabalho flexíveis, é necessário focar-se na motivação e desenvolvimento dos profissionais remotos. É neste contexto que a gestão de talentos desempenha um papel particularmente importante.

Criação de planos de desenvolvimento individual para os colaboradores

A gestão de talentos é a utilização eficaz dos recursos humanos. Envolve a identificação, desenvolvimento e retenção das pessoas mais valiosas da organização. Isto inclui vários processos, como:

• Recrutamento,
• Formação,
• Avaliação de desempenho,
• Desenvolvimento de carreira.

A gestão de talentos baseia-se em planos de desenvolvimento individual que capacitam os colaboradores a crescer através de coaching, formação e novas tarefas. Este tipo de actividades também ajuda a reter os principais trabalhadores remotos que demonstram as competências e o compromisso necessários.

Gestão de desempenho como motivador

Num ambiente de trabalho remoto, motivar os colaboradores requer a substituição das técnicas tradicionais por uma abordagem diferente. Em vez de supervisão directa, é necessário focar-se na gestão dos resultados do trabalho. O encorajamento e a confiança são fundamentais, e a avaliação dos outputs deve ser a principal medida do trabalho e desempenho do colaborador.

Programas de recompensas e reconhecimento

Recompensar os colaboradores pelas suas conquistas mantém-nos envolvidos e aumenta em 366% a sua sensação de realização e em 208% a sua sensação de comunidade. Os colaboradores recompensados planeiam também ficar na organização, em média, três anos a mais do que os colaboradores não recompensados, de acordo com uma pesquisa da OC Tanner. O ponto principal é que o reconhecimento importa porque assegura aos colaboradores que os seus esforços são valorizados pela organização e contribui para um ambiente de trabalho positivo.

Avaliação regular de desempenho e feedback construtivo

A gestão de desempenho envolve a monitorização das actividades em curso, bem como o fornecimento de apoio e feedback para ajudar a melhorar as práticas de trabalho. Apenas o resultado final é avaliado, dando aos trabalhadores remotos a liberdade para organizar o seu processo de trabalho ao mesmo tempo que o seu desenvolvimento é estimulado.

Apoio ao equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Isto significa fornecer aos colaboradores as ferramentas necessárias para gerir o seu tempo de forma eficaz e alcançar uma boa relação entre o trabalho e a vida pessoal. É particularmente importante no caso do trabalho remoto, onde a linha entre a vida profissional e privada pode tornar-se ténue. Não abordar esta questão pode levar a stress crónico, esgotamento e redução da qualidade de vida. Para apoiar os trabalhadores remotos, muitas empresas oferecem:

• Horários de trabalho flexíveis;
• Programas desportivos;
• Cuidados de saúde;
• Cuidados de saúde mental;
• Programas de fidelidade;
• Actividades regulares de team building;
• Equipamento de trabalho subsidiado;
• Espaços de coworking.

Organização de formações e workshops online

Para muitos colaboradores, o desenvolvimento profissional é um motivador chave, pois é frequentemente a porta de entrada para a progressão na carreira. Os cursos de formação online podem ser acedidos de qualquer lugar, a qualquer momento. De acordo com o Relatório da Comunidade de TI Polaca de 2023, até 77% dos profissionais de TI adquirem os conhecimentos necessários para o seu trabalho a partir de cursos online.

Boa comunicação interna

No Relatório da Comunidade de TI Polaca de 2023, 29% dos inquiridos afirmam que problemas de comunicação com a sua equipa e gestor afectam a qualidade do seu trabalho. Curiosamente, este é o segundo problema mais importante, logo atrás dos problemas processuais (38%), e aplica-se a empresas de todas as dimensões (as empresas inquiridas tinham entre 50 e mais de 500 colaboradores).

Quais são os problemas técnicos que podem surgir no trabalho remoto em TI?

Desde falhas de hardware a problemas de conectividade à internet, os trabalhadores remotos de TI enfrentam dificuldades que podem interromper o trabalho e reduzir a eficiência. Quais são os principais problemas técnicos para os trabalhadores de TI remotos?

Questões de segurança informática

No contexto do trabalho remoto, o número crescente de ataques cibernéticos é uma grande preocupação para as empresas de TI. Muitas organizações tentam prevenir isso investindo em segurança e fornecendo formação sobre consciência em segurança digital. Ao mesmo tempo, apenas 52% acreditam que as suas organizações têm as ferramentas e pessoas certas para responder a ataques cibernéticos.

Desafios técnicos relacionados com dispositivos

Em média, 18% dos profissionais de TI enfrentam desafios técnicos quando trabalham remotamente, de acordo com o Relatório da Comunidade de TI Polaca de 2023. O desempenho pode ser comprometido ao usar portáteis para múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Além disso, conectar dispositivos externos como monitores pode ser difícil, já que os portáteis modernos podem ter um número limitado de portas USB-C ou podem não ter uma porta HDMI.

Ferramentas incompatíveis com VPN

Ao trabalhar remotamente, o uso de VPNs pode impactar o funcionamento de algumas plataformas. Estas frequentemente requerem acesso directo a repositórios de código e servidores remotos para sincronizar mudanças, descarregar actualizações e partilhar código. Usar uma VPN pode dificultar a comunicação com ferramentas como o GitLab ou GitHub, que os programadores utilizam no seu trabalho diário.

A gestão eficaz de equipas distribuídas, incluindo quando se utiliza outsourcing de TI, é uma competência chave no ambiente empresarial actual, especialmente no contexto do trabalho remoto. Comunicação, escolha das ferramentas certas, definição de objectivos claros e práticas de trabalho flexíveis são factores chave para o sucesso. Investir no desenvolvimento de competências técnicas e interpessoais promove o desempenho eficaz da equipa. O valor de gerir equipas de TI distribuídas de forma eficaz reflecte-se no aumento da flexibilidade, produtividade e satisfação dos colaboradores. No mundo actual do trabalho remoto, esta capacidade é crucial para o sucesso de uma organização.