Como otimizar os custos dos projetos de IT sem comprometer a qualidade?

Thibault Querel – Atualmente é Senior Business Manager e Chefe de Associados ITDS, onde trabalha há 6 anos. Descobriu uma paixão pelas IT e pela programação e decidiu partilhar a sua paixão com todos os novos recrutas, pois acredita que compreender exatamente o que os seus clientes precisam e o que os seus consultores fazem, é a melhor forma de garantir que ambas as partes encontram a solução perfeita.

A gestão de projetos IT é muitas vezes um desafio em termos de orçamento. Embora os custos destes projetos sejam normalmente elevados, existem algumas soluções simples que podem ajudar a reduzi-los significativamente. Neste artigo, explicarei o que pode fazer para otimizar eficazmente os custos dos seus projetos de IT!

Otimização dos custos de IT – aspetos a considerar antes de lançar um projeto

Nos projetos de IT, uma grande parte das despesas cobre os salários dos especialistas. No entanto, não se esqueça que a equipa inclui mais do que apenas programadores – também tem representantes de vendas, analistas, gestores de projetos (como o Scrum Master ou a Agile Coach) ou designers UX. Antes de começar um orçamento, elabore um plano detalhado que incluía todas as pessoas que estarão envolvidas no projeto.

Nem todas as empresas ou organizações têm a sua própria equipa de IT. Mesmo que exista uma, é frequentemente necessário contratar pessoas adicionais. Isto não significa, no entanto, que seja necessário fornecer-lhes contratos de trabalho permanentes. Muitas empresas não se podem dar a esse luxo – os programadores têm grandes expectativas relativamente ao seu salário e condições de trabalho. O mais razoável é subcontratar o recrutamento de informáticos a uma empresa externa especializada na procura de talentos informáticos ou recorrer aos serviços de freelancers.

Como reduzir os custos de um projeto informático?

É possível otimizar os custos de um projeto informático quando se analisam todas as despesas em todas as fases e se mantém sempre o contacto com a equipa. É essencial organizar bem o trabalho e estabelecer prioridades. Os custos inesperados surgem geralmente devido a erros, mal-entendidos e outras falhas que têm de ser corrigidas, o que também pode gerar atrasos.

Quais são as principais questões na gestão de projetos de IT? Quais são as bases para realizar uma tarefa de forma mais rentável?

Nos projetos de IT, a experiência é fundamental. É muito mais fácil trabalhar com uma equipa de pessoas que já realizaram tarefas semelhantes logo o mais razoável é começar por contratar pessoas que já tenham experiência no desenvolvimento de software/aplicações/sistemas relevantes ou que tenham estado envolvidas em projetos informáticos semelhantes. Mas certifique-se de que só contrata as pessoas que são realmente necessárias para um determinado projeto.

Por vezes, algumas funções podem ser desempenhadas por um especialista, uma vez que, dependendo da natureza do projeto, nem todos os membros da equipa podem ser necessários. A título de exemplo, ao desenvolver uma aplicação empresarial de caracter avançado para análise de dados, o papel do gestor de projeto e de analista empresarial pode ser assumido por alguém qualificado e com experiência tanto na gestão do trabalho de uma equipa e na implementação das fases subsequentes do projeto, como em análise. A contratação de alguém com as competências necessárias para ambas as funções, pode ajudá-lo a utilizar o orçamento do projeto de forma mais eficiente.

Utilizar a metodologia de gestão de projetos relevante

Ao escolher a metodologia de gestão de projetos adequada às suas necessidades específicas, pode simplificar significativamente todos os processos e, ao mesmo tempo, limitar os custos associados. Logo no início, o gestor de projeto deve decidir qual a metodologia mais adequada para o projeto em questão.

Os métodos ágeis, como o Scrum são muito populares. Envolvem a implementação de tarefas mais pequenas em iterações (de forma incremental), como monitorização constante. Esta abordagem, no entanto, requer reuniões frequentes. O acompanhamento regular dos progressos é excelente para um projeto a longo prazo, mas quando um processo é menos intensivo em termos de trabalho, pode constituir um esforço ou um encargo desnecessário.
A produtividade e a gestão de processos são as mais importantes. Em projetos de curto prazo, é frequentemente preferível utilizar o método Waterfall, um modelo de trabalho em cascata em que as tarefas são implementadas numa ordem pré-definida.

Assegurar uma boa comunicação e partilha de informações

Os projetos só podem ser geridos de forma eficientes quando todos os envolvidos podem comunicar fácil e rapidamente. No entanto, as empresas cometem muitas vezes o erro de envolver demasiadas ferramentas e pessoas, sendo que a intenção inicial era melhorar a troca de informações. Vale a pena analisar a estrutura e tentar simplificá-la tanto quanto possível – na maioria dos casos, a comunicação direta funciona melhor, pois reduz o risco de mal-entendidos e encurta o tempo necessário para passar à fase seguinte do projeto.

Detetar e eliminar despesas desnecessárias

A otimização dos custos dos projetos implica também a procura de poupanças. Pode acontecer que algum software ou ferramenta de IT que costumava ser útil já não seja necessário e que se possa cancelar a respetiva subscrição. Também é bom planear corretamente as reuniões – são muito importantes na gestão de projetos, mas só devem ser realizadas quando forem realmente necessárias. Caso contrário, a equipa perde o seu tempo e o seu desempenho.

Obviamente é necessário ser sensato na procura de poupanças. Muitas vezes compensa investir num apoio adicional de um consultor especializado em vez de procurar sozinho a solução certa.

Chegar a acordo com o contratante sobre a melhor forma de efetuar os pagamentos

O processo de preparação do contrato em si também pode ser um dos principais responsáveis pela geração de despesas. Quando se embarca em projetos avançados de IT com especialistas externos, o que é preciso, antes de mais, é decidir como se vai pagar a essas pessoas pelo seu trabalho.
Uma solução popular é a utilização de um contrato centrado em fases curtas do projeto. Isto facilita o tratamento das formalidades e permite também avaliar melhor os resultados e, eventualmente, atualizar as orientações ou os requisitos. Garante também algum tipo de segurança – se houver demasiados problemas ou se o contratante não for capaz de executar a tarefa, pode separar-se dele mais cedo e limitar as suas perdas financeiras. A otimização dos custos também deve ter em conta estas situações, uma vez que são as causas mais significativas de grandes despesas inesperadas.

Por que razão vale a pena recorrer ao Outsourcing para os seus projetos de IT?

A subcontratação de engenheiros informáticos é uma das melhores formas de otimizar os custos na implementação de um projeto informático. Liberta-o da necessidade de realizar processos de recrutamento para contratar especialistas com as qualificações adequadas, o que constitui uma solução rápida, cómoda e segura. Que outras vantagens vale a pena ter em conta quando se considera o outsourcing de equipas ligadas aos departamentos informáticos?

Acesso a conhecimentos especializados

As empresas de outsourcing de IT têm uma experiência e conhecimentos significativos em muitos domínios de IT, o que lhes permite fornecer serviços e soluções de qualidade adaptados às necessidades da empresa.

Maior flexibilidade

O outsourcing pode garantir flexibilidade na gestão de projetos e recursos. Os fornecedores de IT podem oferecer recursos dedicados para trabalhar em projetos específicos, o que permite aumentar ou diminuir a escala conforme necessário.

Melhor gestão dos riscos

O outsourcing das equipas de IT também pode ser útil na gestão dos riscos, uma vez que os fornecedores são frequentemente especialistas na resolução de potenciais problemas e na atenuação dos próprios riscos. Podem também garantir o apoio e orientações adicionais ao longo do ciclo de vida do projeto, assegurando assim que este é concluído a tempo e dentro do orçamento.

Concentração na atividade principal

O outsourcing dos engenheiros informáticos permite que as empresas se concentrem na sua atividade principal em vez de colocarem recursos em tarefas relacionadas com o departamento de IT. Por exemplo, uma empresa pode recorrer a outsourcing para uma função específica – desta forma, liberta os seus recursos internos e permite alocá-los ao desenvolvimento de produtos ou serviço de apoio ao cliente.

Flexibilidade e escalabilidade

O outsourcing de engenheiros informáticos permite às empresas uma maior flexibilidade, permitindo-lhes ajustar rapidamente os seus recursos informáticos às necessidades comerciais em constante mudança.

Ao colaborar com empresas que oferecem apoio na montagem da equipa de projeto, como a ITDS, pode maximizar as suas hipóteses de sucesso, mantendo os custos a um nível mínimo. Poderá assim acelerar o desenvolvimento do produto, satisfazer as expectativas dos clientes e garantir que a sua empresa dispõe de uma boa estrutura informática.