Como escolher empresas de outsourcing de TI: um scorecard de 12 pontos

Pela equipa ITDS · Lisboa e Varsóvia

Tem uma lista de empresas de outsourcing de TI que parecem todas iguais. Todos os sites prometem engenheiros seniores, entrega rápida e ótima comunicação. As chamadas comerciais confundem-se, e a decisão acaba por depender de quem pareceu mais confiante ou apresentou a tarifa mais baixa.

Este guia dá-lhe uma forma melhor de fazer a lista curta de empresas de outsourcing de TI: um scorecard de 12 pontos que aplica em cerca de 20 minutos por fornecedor. Explica porque é que a maioria das listas curtas falha, o que avaliar e como, os sinais de alerta que devem terminar a conversa e as perguntas a fazer às referências. Pode descarregar o scorecard em Excel e usá-lo de imediato. Para ver como a ITDS trabalha, consulte a nossa página sobre desenvolvimento de software nearshore a partir da Polónia e de Portugal.

Porque falham as listas curtas de empresas de outsourcing de TI

A maioria das listas curtas falha por três razões. Comparam tarifas horárias em vez do custo total. Aceitam as afirmações tal como vêm, por isso "sénior" e "rápido" significam o que o fornecedor quiser. E avaliam cada fornecedor de forma diferente, porque cada chamada segue uma conversa diferente.

Um scorecard resolve as três. Faz as mesmas perguntas a todos os fornecedores, pede provas em vez de adjetivos e dá uma pontuação a cada resposta antes de comparar. O fornecedor com o melhor discurso deixa de ganhar por defeito.

Os 12 critérios para avaliar empresas de outsourcing de TI

Nem todos os critérios pesam o mesmo para todas as empresas. Um banco vai dar muito peso à proteção de dados. Uma startup a correr para o lançamento pode valorizar mais a rapidez e a senioridade. O scorecard permite definir um peso de 1 a 3 para cada critério antes de começar.

Como pontuar empresas de outsourcing de TI

Dê a cada fornecedor uma pontuação de 0 a 3 em cada critério:

• 0, sem resposta. O fornecedor evitou a pergunta ou respondeu com afirmações genéricas.
• 1, fraca. Há resposta, mas sem provas.
• 2, sólida. Uma resposta clara com alguma prova, como um exemplo ou um número.
• 3, comprovada. Provas claras que pode verificar: dados, referências ou documentos.

Multiplique cada pontuação pelo peso do critério e some tudo. O scorecard em Excel faz isto por si, para até três fornecedores lado a lado, e mostra o resultado de cada um em percentagem do máximo.

Duas regras mantêm a pontuação honesta. Pontue durante ou logo a seguir a cada chamada, antes de falar com o fornecedor seguinte. E quando duas pessoas participam nas chamadas, pontuem primeiro em separado e só depois comparem.

Sinais de alerta que devem terminar a conversa

• CVs antes de perguntas. Um fornecedor que envia uma pilha de CVs antes de perceber a função está a adivinhar, não a selecionar.
• Ninguém técnico no processo. Se ninguém capaz de avaliar um engenheiro está envolvido, a avaliação é uma formalidade.
• Promessas vagas de rapidez. "Começamos para a semana" sem lista curta, sem nomes e sem processo por trás.
• Sem referências na sua área. Ou referências que afinal vêm de um tipo de projeto muito diferente.
• Risco de troca. O engenheiro que entrevistou não é o que começa. Pergunte como evitam isso.
• Custos escondidos. Tarifas que excluem substituição, integração ou gestão de conta, descobertas só no contrato.
• Tratamento de dados pouco claro. Sem resposta direta sobre onde trabalham os engenheiros e como os seus dados são protegidos.

Verificação de referências que diz realmente alguma coisa

As referências só são úteis se fizer perguntas a que um guião comercial não consegue responder. Pergunte a cada referência:

1. Quanto tempo passou entre o pedido e um engenheiro a trabalhar na sua equipa?
2. O engenheiro era tão sénior como prometido no primeiro mês?
3. Alguém saiu? O que aconteceu a seguir, e com que rapidez?
4. Qual foi o momento mais difícil da relação, e como o fornecedor reagiu?
5. Voltaria a contratá-los para uma função mais difícil?

A quarta pergunta é a mais reveladora. Todos os fornecedores parecem bons quando tudo corre bem. Aprende-se mais com a forma como se comportam quando algo corre mal.

Onde entra a ITDS

Construímos este scorecard a partir das perguntas que os bons clientes nos fazem, e esperamos ser avaliados por ele também. A ITDS é uma empresa de IT staffing e nearshore com equipas em Portugal e na Polónia, parte do grupo House of HR. Cerca de um em cada cinco candidatos passa a nossa avaliação e, em média, um cliente passa do início da procura a um engenheiro integrado em cerca de 20 dias. Se nos incluir na sua lista curta, faça-nos as doze perguntas.

Empresas de outsourcing de TI: perguntas frequentes