Como optimizar custos em projetos de TI sem comprometer a qualidade?

Em muitos casos, a gestão de projetos de TI é desafiadora em termos de orçamento. Embora os custos destes projetos sejam geralmente elevados, existem algumas soluções simples que podem ajudar a reduzi-los significativamente. Neste artigo, explicarei o que pode fazer para optimizar, com eficácia, os custos dos seus projetos de TI!

Optimização de custos de TI – aspectos a considerar antes de iniciar um projeto

Nos projetos de TI, uma grande parte dos gastos são para cobrir os salários dos especialistas. No entanto, tenha em mente que a equipa inclui mais do que apenas programadores – também tem Representantes de Vendas, Analistas, Gestores de Projeto (como o Scrum Master ou Agile Coach) ou designers de UX. Antes de começar a preparar um orçamento, crie um plano detalhado, incluindo todas as pessoas que irão estar envolvidas no projecto.

Nem todas as empresas ou organizações têm a sua própria equipa de TI. E mesmo que exista uma, muitas vezes é necessário contratar pessoas adicionais. No entanto, isto não significa que seja necessário oferecer contratos de trabalho permanentes. Muitas empresas não conseguem este tipo de custos– os programadores têm expectativas elevadas quanto à sua remuneração e condições de emprego. O mais sensato nestes casos é terceirizar o recrutamento de TI para uma empresa externa especializada na procura de talentos de TI, ou usar os serviços de freelancers.

Como reduzir os custos de um projeto de TI?

É possível optimizar os custos de um projeto de TI quando se analisam todos os gastos, em cada fase, e se mantém uma comunicação constante com a equipa. É essencial organizar bem o trabalho e definir prioridades. Custos inesperados geralmente surgem devido a erros, mal-entendidos e outros problemas que posteriormente têm de ser corrigidos; o que pode também gerar atrasos.

Quais são então os problemas-chave na gestão de projetos de TI? Quais são as bases para realizar uma tarefa de maneira mais rentável?

Escolha os melhores especialistas de TI – e apenas os necessários

Nos projectos de TI, a experiência é chave. É muito mais fácil trabalhar com uma equipa de pessoas que já desenvolveram tarefas semelhantes. Sendo assim, o mais sensato é começar por contratar pessoas que já tenham uma experiência relevante no desenvolvimento do software/aplicações/sistemas, ou que tenham estado envolvidas em projectos de TI semelhantes. Contudo, certifique-se de que contrata apenas as pessoas que são realmente necessárias para um determinado projecto.

Por vezes, algumas funções podem ser desempenhadas por um especialista e, dependendo da natureza do projeto, nem todos os membros da equipa podem ser necessários. Por exemplo, ao desenvolver uma aplicação empresarial avançada para análise de dados, o papel do Gestor de Projeto, bem como do Analista de Negócios, pode ser assumido por alguém qualificado e experiente tanto na gestão do trabalho de uma equipa quanto na implementação de etapas subsequentes do projecto e em análise. Contratar alguém com as competências necessárias para ambos estes papéis, pode ajudá-lo a usar o seu orçamento de forma mais eficiente.

Use a metodologia de gestão de projectos mais relevante

Ao escolher a metodologia de gestão de projetos que corresponda às suas necessidades específicas, vai poder simplificar significativamente todos os processos, enquanto também limita os custos relacionados. No início, o Gestor de Projecto deverá decidir qual metodologia é mais adequada para o projecto em questão.

Métodos ágeis como o Scrum são muito populares. Estes envolvem a implementação de tarefas menores em iterações (incrementalmente), com monitorização constante. Esta abordagem, no entanto, exige reuniões frequentes. Monitorizar o progresso regularmente é excelente para um projeto de longo prazo, mas quando o processo é menos intensivo em volume de trabalho, isto pode constituir um esforço ou encargo desnecessário.

Garanta boa comunicação e partilha de informações

Projetos só podem ser geridos eficientemente quando todos os envolvidos conseguem comunicar-se fácil e rapidamente. No entanto, as empresas muitas vezes cometem o erro de envolver demasiadas ferramentas e pessoas, com a intenção original de melhorar a troca de informações. Vale a pena olhar para a estrutura e tentar simplificá-la o máximo possível – na maioria dos casos, a comunicação direta funciona melhor, pois reduz o risco de mal-entendidos e encurta o tempo necessário para passar para a próxima etapa do projeto.

Detecte e elimine gastos desnecessários

Optimizar os custos do projeto também envolve procurar poupanças. Pode descobrir que algum software ou ferramenta de TI que costumava ser útil já não é necessário e assim pode cancelar a sua assinatura. Também é bom planear reuniões adequadamente – elas são muito importantes na gestão de projetos, mas devem ser realizadas apenas quando são realmente necessárias. Caso contrário, a equipa perde tempo e reduz o desempenho.

Obviamente, é necessária alguma sensatez ao procurar estas poupanças. Muitas vezes compensa investir no apoio de um consultor especialista adicional em vez de procurar a solução certa por conta própria.

Concorde sobre a melhor forma de pagamento

O próprio processo de preparação do contrato também pode ser, em grande parte, responsável pelo surgimento de gastos. Ao embarcar em projetos de TI avançados com especialistas externos, o mais importante e premente é decidir como vai pagar às pessoas pelo trabalho delas.

Uma solução comum é usar um contrato centrado em etapas curtas do projeto. Isto facilita o tratamento das formalidades, permitindo também avaliar melhor os resultados e, potencialmente, actualizar as diretrizes ou requisitos. Também garante algum tipo de segurança – se houver muitos problemas ou a pessoa contratada não conseguir realizar as tarefas, será possível terminar a ligação mais atempadamente e limitar as perdas financeiras (ou mesmo danos reputacionais!). A optimização de custos também deve ter estas situações em conta, pois são as causas mais significativas de grandes gastos inesperados.

Por que vale a pena usar o outsourcing de TI para seus projetos?

O outsourcing de engenheiros de TI é uma das melhores maneiras de optimizar custos ao implementar um projeto de TI, pois elimina a necessidade de executar por si os processos de recrutamento de especialistas com as qualificações certas, tornando-se numa solução rápida, conveniente e segura. Que outros benefícios vale a pena considerar ao pensar no outsourcing de engenheiros de TI?

Acesso à experiência

As empresas de outsourcing de TI têm experiência significativa e especialização em muitos campos de TI, o que lhes permite fornecer serviços e soluções de qualidade adaptados às necessidades da empresa.

Maior flexibilidade

O outsourcing pode garantir flexibilidade na gestão de projetos e recursos. Os fornecedores de TI podem oferecer recursos para trabalhar em projetos específicos, o que permite escalar para cima ou para baixo conforme necessário.

Melhor gestão de riscos

O outsourcing em TI pode também ser útil na gestão de riscos, visto que os fornecedores são frequentemente especialistas em lidar com potenciais problemas e em mitigar riscos. Estes podem também garantir suporte e directrizes adicionais ao longo do ciclo de vida do projecto, garantindo que o mesmo seja concluído dentro do prazo e do orçamento.

Foco no negócio principal

O outsourcing de engenheiros de TI permite que as empresas se concentrem no seu negócio principal ao invés de alocar recursos para tarefas relacionadas a TI. Por exemplo, uma empresa, ao recorrer ao outsourcing em TI, pode libertar os seus recursos internos, alocando-os assim ao desenvolvimento de produtos ou ao atendimento ao cliente.

Flexibilidade e escalabilidade

O outsourcing de engenheiros de TI oferece às empresas flexibilidade e escalabilidade, permitindo ajustar rapidamente os seus recursos de TI consoante as diferentes necessidades de negócios.

Ao colaborar com empresas que oferecem suporte na construção de uma equipa de projeto, como a ITDS, pode maximizar as suas hipóteses de sucesso enquanto mantém os custos no mínimo. Pode assim acelerar o desenvolvimento do produto, atender às expectativas dos clientes e garantir que a sua empresa tem uma boa estrutura de TI em vigor. Dizendo de forma muito simples, confiar nos especialistas compensa.